Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Costavia Property SL er behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives i denne erklæringen.

2. Hvilke opplysninger vi samler inn

Ved bilutleie og kunderegistrering

Navn, fødselsdato, adresse (gate, postnummer, sted, land), telefonnummer og e-postadresse, førerkortnummer og – dersom vi tar kopi – en fysisk eller digital kopi av førerkortet, opplysninger om eventuell ekstra sjåfør (navn, fødselsdato, førerkortnummer), samt opplysninger om leieforholdet (bil, datoer, pris, betalingsmåte, interne merknader). Ved bruk av vår fotodokumentasjon kan vi også behandle bilder av kjøretøyet (drivstoffmåler og utvendig stand) knyttet til leieforholdet.

Ved bolighandel, utleie og eierforhold

Navn, kontaktinformasjon og adresse. For boligeiere: profilopplysninger, nærmeste pårørende, NIE-nummer, foretrukket språk og øvrige opplysninger du oppgir i forbindelse med forvaltning av boligen din.

Ved henvendelser og forespørsler

Navn, e-post, telefon og innholdet i henvendelsen din via kontaktskjema, boligforespørsel eller bookingforespørsel.

Ved formidling (etablering i Spania)

Kontaktopplysninger og opplysninger som er nødvendige for å sette deg i kontakt med rett samarbeidspartner (advokat, gestor, regnskapsfører).

Automatisk innsamlede opplysninger

Tekniske data som er nødvendige for at nettstedet skal fungere. Vi bruker ikke nettstedet til omfattende sporing eller profilering.

3. Hvorfor vi behandler opplysningene, og det rettslige grunnlaget

• Inngå og gjennomføre en leieavtale for bil: oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6(1)(b)).
• Bekrefte identitet og førerett ved bilutleie: oppfyllelse av avtale og berettiget interesse i å hindre svindel og feilbruk (art. 6(1)(b) og (f)).
• Dokumentere kjøretøyets stand ved henting og retur: berettiget interesse i å avklare ansvar for skade og drivstoff (art. 6(1)(f)).
• Administrere boligkjøp, -salg, -utleie og -forvaltning: oppfyllelse av avtale (art. 6(1)(b)).
• Besvare henvendelser og forespørsler: berettiget interesse i å svare den som tar kontakt (art. 6(1)(f)).
• Formidle kontakt til samarbeidspartnere: samtykke eller berettiget interesse (art. 6(1)(a) eller (f)).
• Oppfylle lovpålagte plikter som regnskap og skatt: rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c)).
• Sende deg driftsrelaterte meldinger om leieforholdet: oppfyllelse av avtale (art. 6(1)(b)).

Der vi baserer oss på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

4. Særlig om kopi av førerkort

For å leie ut bil må vi kunne bekrefte at føreren har gyldig førerett. Vi kan derfor ta kopi av førerkortet. Kopien oppbevares sikkert og er kun tilgjengelig for ansatte hos Costavia. Digitale kopier lagres i et lukket, adgangsbegrenset område; fysiske kopier oppbevares nedlåst på kontoret. Vi sletter eller makulerer kopien når den ikke lenger er nødvendig for formålet, jf. punktet om lagringstid.

5. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger ikke personopplysninger. Vi kan dele opplysninger med databehandlere som leverer tjenester til oss, for eksempel drift av nettsted, database, e-postutsending og betalingsløsning. Disse behandler opplysninger på våre vegne og etter databehandleravtale. Vi kan dele opplysninger med samarbeidspartnere (advokat, gestor, regnskapsfører) kun når du ber oss formidle kontakt, og kun det som er nødvendig for formidlingen. Vi deler med offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det. Enkelte av våre leverandører kan behandle data utenfor EU/EØS. I så fall sørger vi for et lovlig overføringsgrunnlag, for eksempel EU-kommisjonens standardavtaler.

6. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Opplysninger knyttet til en avtale beholdes så lenge avtaleforholdet varer, og deretter så lenge vi er rettslig forpliktet. Regnskaps- og skattelovgivning kan kreve oppbevaring i flere år. Kopi av førerkort og fotodokumentasjon slettes når leieforholdet er avsluttet og det ikke lenger foreligger et behov, med mindre lov krever annet. Henvendelser slettes når de er ferdig behandlet og ikke lenger er nødvendige. Kundeprofiler beholdes så lenge du er en aktiv kunde, og slettes eller anonymiseres etter en periode uten aktivitet, eller når du ber om det.

7. Dine rettigheter

Du har rett til å få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, få rettet uriktige opplysninger, få slettet opplysninger (retten til å bli glemt) innenfor lovens rammer, begrense eller protestere mot behandlingen, få utlevert opplysningene dine (dataportabilitet), og trekke tilbake et samtykke du har gitt. For å bruke rettighetene dine, kontakt oss på hello@costavia.es. Vi svarer så raskt vi kan og senest innen fristene loven setter.

Du har også rett til å klage til tilsynsmyndigheten. I Spania er dette Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Bor du i Norge, kan du også kontakte Datatilsynet.

8. Sikkerhet

Vi har tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, tap eller misbruk. Sensitive opplysninger, som førerkort og kundeopplysninger, er kun tilgjengelig for autorisert personell.

9. Endringer

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen. Gjeldende versjon ligger alltid på denne siden, med dato for siste oppdatering.

10. Kontakt

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene dine, kontakt oss på: